在CRA的日常工作中，有一個既Routine但又不可小覷的任務，那就是試驗委託者(Sponsor)/受託CRO要支付給試驗中心(Site)執行臨床試驗和/或SMO(Site Management Organization，臨床試驗機構管理組織)提供相關服務的試驗經費及期款啦！
不論是各家試驗廠商，還是試驗中心，在支付臨床試驗經費/期款的流程與方式上想必是不盡相同。但是需要CRA謹慎的用各種方式來計算臨床試驗執行的相關款項(PI fee、SC fee、檢驗檢查費等等)、支付期款(通常每季一次)乃至結清餘款(通常是在試驗結束要關Site的時候)，這些都是亙古不變的。
以下就來分享與記錄個人對於Site/SMO Payment這一塊的從業經驗以及認知吧~
目錄
付款的種類
首付款 (Initial Payment)
指的是臨床試驗合約簽完，並於Site啟動之前，一次性支付給Site的費用，這筆費用是不需要由CRA進行計算的，因為在臨床試驗合約中就會載明。
中期付款 (Interim Payment)
隨著臨床試驗的進行，Sponsor/CRO於每季度或依循試驗的里程碑，由CRA在試驗中期進行多次的費用計算與撥款。目前已有試驗廠商可透過CTMS系統自動進行計算與核對，而部分Sponsor或CRO可能還停留在Excel表格計算的方式。
清算付款 (Reconciliation [Final] Payment)
在理想情況下，於Site關閉前進行最後一次清算的付款。目前在許多Sponsor或CRO，清算工作尚無法透過系統進行，因為牽涉到受試者接受試驗的時間長短與狀況不一，難以透過系統來實現複雜的計算，因此只能透過線下使用Excel來進行清算。
| *備註：清算付款於中期進行的話，是沒有太大意義的。因此，無論是從Sponsor還是Site的角度，如無特殊情況，理論上清算工作就是只要最後的時候做一次即可。 |
付款的依據
臨床試驗合約
CRA需把握住合約中對於付款條款的規定，特別是「付款周期」的部分(通常為至少每季度支付一次費用)。在自動化的CTMS系統中，可連動EDC系統的電子病例報告表並依據合約擬定好的款項，來自動生成各次訪視所需支付的費用，如此也可幫助CRA更及時的去進行每季度的款項核對與支付的動作。
如果臨床試驗合約的付款周期有註明「至少每季度支付一次費用」，這便是一個付款頻率時間節點的規定，針對「至少」這兩個字可以理解為更頻繁，或是時限。CRA於實際付款時，保持在差不多每季度左右看一下Site的付款情況，如果需要付的話再去支付即可。
有些合約上可能還會出現以下字句：「在各次訪視完成並確認電子病例報告表已按照原始數據核對後，根據請款單按季度進行支付」。這裡要特別注意「請款單」這三個字，因為一般醫院是不太會主動出具請款單這樣的單據的，通常都是試驗廠商主動去計算與支付款項。
醫院也不太會去關注合約中針對付款條款這一塊的內容，而不出具請款單也並不代表醫院違約，這同時也是對試驗廠商的一種保障，使得試驗廠商並沒有一定要在特定時間內進行付款，試驗廠商也可視Site Staff執行試驗的情況來決定是否進行付款。
但若是試驗廠商延誤太久付款，導致Site Staff不高興，那也是不太好的。所以雖然不一定要在規定的時間內進行付款，但CRA還是要記得每季度就去看一下自己管理的Site的付款狀況，試驗經費在醫院的帳戶裡面是否還足夠，如果需要付款就要及時去付款，避免延誤太久。
而若採用的是醫院自己的合約模板，並且是以試驗里程碑的方式進行付款，那麼情況就會相對簡單許多，因為合約上多半已經載明每個時間節點所需要支付的款項是多少。針對此一情況，CRA在Site付款的工作量方面將會大幅減少。
醫院的財務政策
一般來說，支付款項方面的糾紛，試驗廠商與Site雙方不太會特別拿出臨床試驗合約來做論定，實際還是要配合醫院的財務政策要求來執行。醫院在款項支付這一塊的情況通常如下：
• 只要Sponsor/CRO在醫院的臨床試驗項目的帳戶上仍然有足夠的款項餘額即可。醫院通常比較喜歡在試驗一開始就由Sponsor/CRO放一筆錢到醫院的帳戶上，然後隨著試驗的進展去扣款，最後到了關Site的時候，再看實際花了多少錢，進行清算後結掉餘款。(簡單來說就是只要帳戶裡面的錢還夠，醫院就沒有其他要求)
• 受試者的檢查費與補償費用是及時支付的，然而其他的費用(包括PI fee, SC fee)等是不用及時扣除的。為何如此區分？那是因為受試者的檢查費也好，補償費用也好，最終都是流向受試者，所以需要及時扣除，否則就是醫院在墊錢。而其他的費用，尤其是以PI fee為主，其實就是PI在醫院進行這項試驗的一筆收入，這個收入是沒有必要及時提取的，因為還要支付一筆管理費用。
付款的執行流程
Step 1. CRA確認臨床試驗合約的付款條件、經費預算表、醫院款項支付政策要求等
*此部分務必都要仔細確認，避免財務糾紛
Step 2. 線下Excel計算或至CTMS系統確認應付金額
*一項對於CRA而言是既Routine又繁瑣的工作
Step 3. 可先與Site Staff確認款項明細，再將付款申請與明細提交給PM進行審核
*包括試驗期程、試驗款項明細等，有些Site臨床試驗中心會需要先看過再由試驗廠商來支付款項
Step 4. 經PM核准後，進行公司內部的款項支付程序(支票 or 轉帳)
*一般而言，試驗廠商是以「支票」向Site支付期款(長庚體系醫院例外)、向SMO以「銀行轉帳」支付期款
Step 5. CRA在取得付款憑證或收據後進行銷帳，並於線上CTMS或線下紀錄更新付款狀態
*此為試驗廠商的內部流程
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